27 ago. 2013

Empapelado

Cómo se nota el verano. Sin nada (nuevo) interesante que contar, y con cero ganas de hacer algo productivo... vamos, que Huelva en agosto es un limbo eterno de paz y descanso. 

Me tiré unos días pensando en qué contar en esta entrada. Una vez decidido el contenido, había que pensar en cómo plasmarlo. El último paso, superar la pereza y ponerme a escribir, me ha costado un par de semanas. Pero bueno, lo conseguí y ya estoy aquí otra vez. 

En la entrada anterior narré la serie de catastróficas desdichas por las que pasamos mis compañeros y yo para obtener la beca. Si hay algo que no soporto de cualquier tipo de proceso académico y oficial, es el papeleo enrevesado y complicado. En estos meses he tenido que reunir documentación de todo tipo y color, en varios idiomas, y encima para varias instituciones diferentes. En el mejor caso esto puede ser un auténtico coñazo, y en el peor de ellos puedes llegar a tener pesadillas con que Relaciones Internacionales no entregará los papeles a tiempo, o con que tus e-mails nunca llegarán a su destino.

Por eso, hoy voy a detallar toda la documentación que he tenido que presentar durante el proceso completo, desde que eché la solicitud de la beca en diciembre hasta la semana pasada. Si por casualidad me lee algún compañero de GEAO en la US que quiera ir a Sophia en un futuro, por lo menos estará sobre aviso. En esto la primera promoción, como en muchas otras cosas, no tuvimos esa suerte. Para que esté más claro todo, lo dividiré en diferentes apartados según las diferentes instituciones.


1. Oficina de Relaciones Internacionales (parte 1)

El 22 de noviembre de 2012 salió la convocatoria de las Becas de Movilidad de la Universidad de Sevilla para las Universidades de Asia Oriental. La documentación inicial a entregar (con plazo hasta el 10 de diciembre) era la siguiente:
  1. Solicitud telemática. La presentación de la solicitud de la beca se hizo mediante una aplicación informática en la web de RRII, en la que se podían seleccionar como máximo 2 universidades de destino. Luego, usando una puntuación baremada según la media del expediente académico, se asignarían las plazas en orden, usando la primera o la segunda opción (en caso de que no quedaran plazas libres en la primera universidad seleccionada). Esto era así en teoría, ya que en la práctica este proceso varió, ya que casi nadie tenía la acreditación de idioma.
  2. Acreditación de idioma. No existe beca de movilidad al extranjero sin requisitos de conocimiento de otro idioma que no sea el español (a no ser que hablemos de casos excepcionales, o universidades sudamericanas). Para la Universidad de Sophia se ponía como requisito dos cosas: acreditar un nivel B1 de inglés, y tener un nivel básico indeterminado de japonés (el cual se podía obtener habiendo cursado algo de japonés del Instituto de Idiomas, o en GEAO, o bien de cualquier otra manera demostrable). Esta acreditación había que adjuntarla con la aplicación de la solicitud, pero como sólo 6 personas la presentaron dentro del plazo (quedando en torno a 30 plazas libres entre China y Japón), excepcionalmente salió un listado de solicitantes a la espera de acreditación de idioma. Así que al final se asignaban las plazas en cuanto llegábamos con la acreditación de inglés en la mano. En mi caso, presenté el diploma del PET de Cambridge.
Las listas provisionales salieron el 17 de diciembre de 2012, mientras que las listas definitivas con todas las plazas cubiertas fueron publicadas el 18 de enero de 2013.
 

2. Universidad de Sophia (parte 1) 

El 21 de enero de 2013 RRII nos hizo llegar a los candidatos de Sophia la información sobre la documentación que teníamos que entregar para nuestra selección por parte de la universidad japonesa. Hay que tener en cuenta que, si bien la US ya nos había elegido como titulares de la beca, la decisión última sobre la aceptación corría a cuenta de la universidad de destino. Antes del 31 de marzo de 2013, RRII le tenía que hacer llegar a Sophia los siguientes documentos (todos originales, y traducidos a inglés y/o japonés):
  1. Formulario de solicitud. Típico formulario con los datos personales y académicos del alumno.
  2. 4 fotos de carnet. También bastante común. Aquí las pedían de unas dimensiones específicas, y anda que no pasé ná recortando las dichosas fotitos.
  3. Expediente académico. Esto ya empezó a ser gracioso. Por la expedición de este papelito oficial, la US cobra (si no me falla la memoria) en torno a 15 euros. Conseguir que nos lo tradujeran al inglés también fue un show, porque ni la Secretaría del Grado lo hacía, ni en RRII estaban por la labor. Menos mal que uno de los empleados de RRII (sin duda el más amable de todos, siempre dispuesto a ayudar y a echarnos una mano) nos dio el chivatazo de que había un traductor de la US en nuestro centro, que nos haría el trámite sin cobrarnos un duro. Ya que una traducción oficial, por lo visto, cuesta un dinero.
    Sobre el expediente académico, es importante resaltar que Sophia pide una "Grade Point Average of B (3.0) or better in the standard 4-level rating system (A, B, C, D)", lo cual todavía no estamos 100% seguros de lo que implica, pero suponemos que traducido a nuestro sistema de calificaciones, significa que piden una media de notable para ser aceptado.
  4. 2 cartas de recomendación. Entre los documentos y formularios enviados por Sophia, hay un modelo de carta de recomendación; y hay que buscar a dos profesores del Grado que, habiendo dado clase al alumno, estén dispuestos a escribir sendas cartas de recomendación. Normalmente no suelen poner pegas (siempre que se pida con educación), pero conviene hacer este trámite con tiempo, por si acaso. A nosotros nos pasó que una profesora tuvo que decirle a varios compañeros que no tenía tiempo material para escribir más cartas de recomendación.
  5. Ensayo de propósito académico. Un ensayo de 500 palabras en inglés explicando tus motivos para querer estudiar en Sophia.
  6. Fotocopia del pasaporte. Lógico y normal, sin comentarios.
  7. Formulario de solicitud de alojamiento. Si un alumno quiere que Sophia le busque alojamiento en las residencias de las que dispone la Universidad, debe señalarlo en este formulario. Si, por el contrario, el alumno prefiere buscarse el alojamiento por su cuenta, también debe ponerlo. En mi caso, preferí buscar un piso de alquiler, ya que ninguna de las residencias me convencía demasiado para los 6 meses que voy a pasar en Tokyo.
  8. Certificado de salud. Papelito similar al de un reconocimiento médico, pero añadiéndole cosas absurdas y dispares como pruebas para el VIH y radiografías pulmonares. Con esto, un médico declara que el alumno está en condiciones de salud de realizar un curso académico en el extranjero.
  9. Prueba de aptitud de inglés. Este fue uno de los mayores problemas que ya conté en la anterior entrada. Los mínimos que pide Sophia son puntuaciones de 79 en TOEFL iBT, 213 en TOEFL cBT, 550 en TOEFL pBT, 6.0 en IELTS, y 730 en TOEIC. Cuando vi que entre estos requisitos no estaban recogidos certificados de Cambridge como el First (equivalente a un B2), le envié un correo a Sophia preguntando por esto. Su respuesta fue que para los certificados de Cambridge sólo podían aceptar el Advanced (C1) y el Proficiency (C2).
  10. Solicitud del Certificado de Elegibilidad. El Certificado de Elegibilidad es un documento vital, ya que sin él no hay visado de estudiante. Para solicitarlo, Sophia nos facilitó un archivo de Excel en el que había que rellenar con todo tipo de datos personales, académicos, legales y financieros (como cuánto dinero pretende llevar el alumno a Japón, o cómo piensa financiarse los estudios).
En Sophia necesitarán uno de esos 2 edificios sólo para guardar papeles, digo yo.
Casi ná. Una vez que todo fue enviado el 25 de marzo de 2013 (a tiempo, pero por los pelos), y fue recibido y comprobado por Sophia, nos llegó la notificación de aceptación por parte de Sophia. Esto nos llegó por e-mail a través de RRII el 14 de junio de 2013, casi 3 meses después de haber presentado la documentación.


3. Oficina de Relaciones Internacionales (parte 2)

La información sobre esta segunda tanda de documentos a entregar en RRII nos fue llegando de manera dispersa y algo caótica, entre febrero y julio de 2013. Son los siguientes:
  1. Acuerdo de estudios. Este documento es fundamental, ya que en él están detalladas las asignaturas que se cursarán en la universidad de destino, y el equivalente en la titulación del alumno. Sin este acuerdo no hay reconocimiento de créditos ni convalidaciones que valgan. Por otro lado, este documento garantiza que el acuerdo se respetará, y que después el responsable del Centro no negará reconocimiento de créditos ni convalidaciones al alumno. Por eso, el acuerdo de estudios deben firmarlo un responsable del Centro en el que estudia el alumno (en mi caso, el Coordinador del Grado), el propio alumno y un representante de la universidad de destino.
    Al ser este curso el primero en el que se ofertaban estas becas, tampoco había acuerdos de estudios previos en los que mis compañeros y yo pudiéramos basarnos. Tuvimos que averiguar por nuestra cuenta qué asignaturas se podían cursar en nuestras respectivas universidades de destino, y negociar (con mayor o menor dureza) con el Coordinador del Grado qué asignaturas se nos reconocerían, y por cuáles.
  2. Solicitud de abono de la beca. Viene bien entregar este papel si algún día quieres ver los 2500 euros de la beca. Hay que rellenar algunos datos bancarios y sobre el vuelo, poco más.
  3. Carta de aceptación. En cuanto se recibe, hay que remitir a RRII la carta oficial de admisión por parte de la universidad de destino. Recibí la mía de Sophia el 1 de agosto de 2013.
  4. Resguardo del vuelo. O, en su defecto, fotocopia del billete de avión.
  5. Declaración jurada de incompatibilidad de becas. Un documento absurdo del que no sabíamos nada, y del cual nos informaron a última hora, el 2 de julio de 2013. Consiste en jurar por escrito que no se recibe ninguna beca que pueda ser incompatible con la recibida por la US.
  6. Certificado de estancia. Este último se entrega tras haber vuelto de la estancia en la universidad de destino, y ha de estar firmado por un representante de la misma. Certifica que el alumno ha cumplido con su compromiso académico.
Cuando se ha entregado todo esto (excepto el documento 6), se inician los trámites para abonar la beca al alumno. Yo aún no he recibido confirmación de la entrega, ya que la mitad de los documentos pude tenerlos por fin en agosto, durante las vacaciones.


4. Universidad de Sophia (parte 2)

Una vez recibido el Paquete de Aceptación de Sophia (en el que vienen, entre otras cosas, la carta de aceptación y Certificado de Elegibilidad), aún había que enviarles un par de documentos más:
  1. Información de llegada. Aquí el alumno ha de indicar los datos del vuelo, si necesita que le recojan en el aeropuerto (sólo en caso de que se llegue a Narita en la fecha indicada), y una dirección de residencia en Japón (si no se tiene aún la dirección definitiva, al menos hay que escribir una dirección provisional).
  2. Información sobre el seguro. Aunque el Seguro de Salud Nacional Japonés es obligatorio para todos los alumnos internacionales, en Sophia también recomiendan contratar un seguro privado de viaje o de estudios en el extranjero. En caso de contratarlo, hay que enviarles la información sobre dicho seguro. En mi caso he decidido arriesgarme, y no he contratado ningún seguro adicional. Ya os contaré si resultó ser buena idea.

La Embajada del Japón en Madrid. Tiene hasta un jardincito zen en el patio exterior.

5. Embajada del Japón en España

Finiquitados ya todos los trámites con las universidades, sólo queda el último y más importante, sin el cual no es posible para un ciudadano español permanecer en Japón más de 3 meses: el visado. Existen muchos tipos de visado, pero en mi caso el necesario es el visado de estudiante, que es expedido por la Embajada si dicho estudiante es avalado por una institución educativa japonesa. Este aval se puede ver reflejado en el Certificado de Elegibilidad.
Llamé por teléfono para preguntar qué documentación debía entregar, y me dijeron que para acelerar el proceso enviara por e-mail un escaneo del pasaporte, del Certificado de Elegibilidad y de la carta de admisión de Sophia. Me asignaron un día para ir a Madrid a entregar el resto de documentos y recoger el visado el mismo día. Lo que debía llevar conmigo era lo siguiente:
  1. Impreso de solicitud. Formulario típico con datos personales. También había que concretar una dirección de estancia en Japón.
  2. Pasaporte. En vigor, y con al menos dos hojas libres.
  3. 2 fotos de carnet. Al final sólo utilizaron una, y me devolvieron la sobrante.
  4. Certificado de Elegibilidad. Un cartón con estampados de colorines preciosos.
Me advirtieron que llegara antes de las 11:00, ya que así podría recoger mi pasaporte con el visado el mismo día. Cuando me lo devolvieron, tenía en una hoja el Certificado de Elegibilidad perfectamente doblado y grapado, y en otra hoja la pegatina con el visado, que me permite permanecer durante 1 año en Japón. Ahora, para que no me caduque el Certificado de Elegibilidad y el visado siga siendo válido, debo entrar en el país antes de que pasen 3 meses tras la fecha de expedición del Certificado. Vamos, que tengo que estar en Japón antes del 28 de septiembre de 2013. Menos mal que llego el 17.
 
 
Esta ha sido, por ahora toda la documentación que he tenido que entregar. Creo que no me dejo nada, así sabréis que no exagero cuando digo que enfrentarse a la burocracia japonesa y a la española juntas es un infierno.

Al principio de la entrada decía que el verano en Huelva es un limbo interminable, y es cierto que tengo la sensación de que el tiempo está pasando muy lento. Pero no, eterno del todo no es. Porque en 3 semanas estaré poniendo rumbo a Tokyo, y la tranquilidad va dejando paso poco a poco a los nervios, los preparativos y las despedidas. Esto, claro está, ya sí que será otra historia.


4 comentarios:

  1. Ánimo Pablo, que ya ha pasado lo peor y ahora viene lo bueno! Al menos eso esperamos... ¿verdad?
    Tu detallada exposición y este artículo de prensa sobre la educación japonesa, me ha dado que pensar. Sin embargo, creo que la experiencia directa en una determinada sociedad, nos facilita el conocimiento de su realidad y nos ayuda a desmitificar.

    http://www.elconfidencial.com/alma-corazon-vida/2012/10/02/asi-arruinaron-los-japoneses-la-educacion-un-modelo-a-olvidar-106501/

    Un saludo.

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    1. Muy interesante el artículo Eduardo, ¡gracias!

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  2. Mmmmm...ya mismo estás aqui....:P Prepárate para el viajecito, Bro! XD

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